Wszystko na wczoraj? Wiem jak sobie z tym radzić.

notebook
0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- LinkedIn 0 0 Flares ×

Nowy dzień to nowe wyzwania oraz wiele różnorodnych zadań do ogarnięcia oraz wykonania. Zdarza się, że czasami ich natłok powoduje, iż nie udaje się wyrobić z pewną ich częścią w czasie. Nagle w pewnym momencie okazuje się, że wiele rzeczy jest na wczoraj. Myśl o tym, że nie ma już komfortu czasowego powoduje, że nasza produktywność jeszcze bardziej spada i trudniej nam ruszyć z miejsca. W takich momentach największym marzeniem jest, aby doba trwała dłużej niż tylko 24 h, a kolejne minuty wolniej upływały. Chyba każdemu choć raz zdarzyła się taka sytuacja, kiedy zbyt wiele zadań nakłada się w dość krótkim czasie. Nie ma co rozkładać rąk, lecz warto popracować nad efektywnością, by po pierwsze nie dopuścić w przyszłości do takich sytuacji, a po drugie jeśli nie da się tego uniknąć (bo tak czasami się zdarza) to jak sprawnie, bez nadmiernego stresu poradzić sobie ze wszystkim. Mam na to sprawdzony sposób, który na prawdę działa. Nie jest to nic nowego ani odkrywczego. Wymaga jednak pewnej systematyczności i chęci do uporządkowania codzienności. Jak wiadomo różnie z tym bywa i często zwyczajnie po prostu się nie chce oraz trudno do tego skutecznie zmotywować się. Co to takiego? Odpowiedź jest prosta! :)

Segregacja! Odpowiednie uporządkowanie myśli, informacji czy zadań spowoduje, że wszystko będzie mogło być sprawnie zaplanowane. Umysł będzie wolny od niepotrzebnych myśli o tym, na czym należy się aktualnie skupić oraz o czym jeszcze nie zapomnieć. W związku z tym będziemy mogli poświęcić w 100% całą swoją uwagę danemu zadaniu. Natomiast w totalnym bałaganie, nieporządku nie będzie to możliwe lub bardzo utrudnione. Nie będziemy w stanie maksymalnie efektywnie funkcjonować, bo zwyczajnie w takiej sytuacji trudno jakkolwiek odnaleźć się. Poza tym kiedy wiele rzeczy rozprasza, trudno zebrać myśli i być efektywnym. 

CZYSTA KARTKA

Zapewne teraz zastanawiacie się co ma wspólnego z tematem wpisu jakiś czysty kawałek papieru, z pozoru nic nie znaczący. Otóż nie! To właśnie od niego wszystko się zaczyna! Całe porządkowanie myśli oraz przydatnych informacji. Zapisanie wszystkiego na kartce pozwoli każde cele czy plany usystematyzować oraz odciążyć umysł od pamiętania o każdym szczególe. Na początek należy spisać na papierze absolutnie wszystkie zadania i do nich istotne wskazówki/informacje, które w trakcie realizacji mogą być dla nas przydatne, a mogą w czasie uleć zapomnieniu. Następnie należy je posegregować tak jak śmieci w zależności od tworzywa, z którego są wykonane, a więc podzielić na te pilne – do zrealizowania na już, mniej pilne – do wykonania trochę później oraz na te, które mogą zwyczajnie jeszcze poczekać. Wyrzucić śmieci, czyli zupełnie niepotrzebne nam informacje. Natomiast przydatne zachować, by móc później je wykorzystać ponownie. Kolejny krok to planowanie wszystkiego, ale w taki sposób, by każde zadanie miało pewien zapas czasowy i w razie ewentualnych opóźnień z różnych powodów, wciąż możliwe było wykonanie na czas. Przy czym czynności wymagające poświęcenia maksymalnie kilku minut warto realizować od razu. Dobrze jest też uwzględnić miejsce na dodatkowe rzeczy, mogące pojawić się w tzw. międzyczasie. Kiedy niczego nie planujemy to odkładamy wiele obowiązków na później, bo jeszcze zdążymy, bo jeszcze mamy czas i w efekcie wszystko jest na ostatnią chwilę. Jednak z drugiej strony, można projektować codzienność oraz zupełnie się tego nie trzymać. Ważne więc, żeby zdeterminować się na tyle, by nasz plan konsekwentnie realizować. Wtedy to będzie miało sens, a nie tylko niepotrzebną stratą czasu. Mniej rzeczy będzie na wczoraj przez tzw. prokrastynację (odkładanie wszystkiego na później). Poza tym porządek na kartce to porządek w myślach i nie trzeba będzie cały czas o wszystkim pamiętać. Istotne też, by odhaczać zrealizowane zadania i regularnie analizować oraz ewentualnie korygować plany na kolejne dni. 

Co robić jak już coś przeterminuje się, a w kolejce czekają inne zadania?
Myślę, że nie należy realizować wszystkiego w przypadkowej kolejności, lecz na nowo zaplanować zgodnie z priorytetami. Szybkie, kilkuminutowe obowiązki nie odkładać na później. Dlaczego? Po pierwsze nie stracimy wiele czasu, a po drugie jakże często zdarza się, że czasochłonne zadanie robimy dłużej ponad zaplanowany okres kosztem tego krótszego, bo jeszcze zdążmy. Mówimy sobie, że przecież to zajmie nam tylko chwilę i w efekcie nie zdążamy z tym pozornie szybkim zadaniem. Ponadto gdy sprawnie ubywają nam z kartki kolejne obowiązki to mamy większą motywację i energię do działania. Natomiast kiedy przez długi okres czasu nic się nie zmienia, coraz bardziej nam się nie chce. Skutkiem tego jest mniejsza efektywność. W przypadku, kiedy wszystko jest na wczoraj po prostu trzeba na nowo przeanalizować plan i odpowiednio go skorygować. To tak trochę podobnie jak ściśle zaplanowany z góry budżet. Czasami wypadają dodatkowe, nieprzewidziane wydatki lub są większe niż prognozowaliśmy. Wtedy trzeba go korygować oraz uwzględnić dodatkowe zdarzenia. W naszym przypadku walutą jest czas, który nie jest z gumy i jest ściśle ograniczony. 

No dobra, ale nasuwa się pytanie, co w przypadku kiedy zadań i przydatnych informacji jest bardzo, bardzo dużo i takie planowanie od zera mogłoby być mocno czasochłonne? To prawda, na początku trzeba poświęcić nieco czasu, by stworzyć odpowiedni plan, ale myślę, że później regularnie dopisując nowe rzeczy zdecydowanie już nie będzie to takie wymagające. Umysł można porównać do takiej kartki. Jeśli na niej jest wiele bazgrołów, wszystko nieuporządkowane to trudniej wyłuskać najbardziej przydatne dane. Natomiast, kiedy każda informacja jest posegregowana i ma swoje miejsce na papierze nie ma z tym żadnego problemu. Takie rozpisanie wszystkiego na kartce papieru pomaga przemyśleć wiele rzeczy oraz je poukładać. :) 

14 przemyśleń na temat “Wszystko na wczoraj? Wiem jak sobie z tym radzić.”

  1. Ja stosuje połączenie kalendarza google + keep. Listy w keepie, przypomnienia, wszystko mi to pozwala uporządkować natłok obowiązków i wyrobić się ze wszystkim, lub przynajmniej z najbardziej priorytetowymi rzeczami.

    1. MATT pisze:

      Bardzo dobry sposób na uporządkowanie zadań. :)

  2. aha, co do czystej kartki to stosuję taki duży format papieru pod laptopem. Ja przychodzi szef to rzuca mi 10 zadań i wszystko wrzucam na papier i potem przenoszę do telefonu/ laptopa

  3. ~Bulejowska pisze:

    Kluczem do tego żeby nie zwariować jest wybieranie prorytetów. Codziennie rano, po przeczytaniu maili układam sobie listę zdańw notesie, wtedy okazuje się że nie wszystko jest takie ważne :)

    1. MATT pisze:

      Dokładnie! Ustalanie priorytetów, a następnie według nich zaplanowanie zadań to chyba najlepszy sposób, by sprawnie poradzić sobie ze wszystkim. :)

  4. Plany oczywiście pomagają. Kalendarze google czy te z outlooka też są pomocne. Ale czasami i tak wszystko się burzy. Szczególnie gdy czasu na te zaplanowane czynności to jakieś 2 godziny przy odrobinie szczęścia. A bieżące rzeczy. walą się drzwiami i oknami przez pozostała część dnia pracy. Dlatego czasami marze, że zamknąć drzwi i wyłączyć telefony. Ale wiadomo nie da rady. Zaczynamy wiec od nowego planu itp. itd…

    1. MATT pisze:

      To chyba najlepsze rozwiązanie w takich sytuacjach, żeby dać radę i nie zwariować. Pozdrawiam! :)

  5. ~Anika pisze:

    Mój sposób na ogarnięcie rodziny, dzieci, domu i pracy zawodowej to ustalanie prioryetów i nie marnowanie czasu na bzdury. Pełne skupienie na zadaniu i zero rozpraszaczy. Jedna rzecz na raz.

    1. MATT pisze:

      Dokładnie tak! Skupienie na jednej rzeczy pozwoli szybciej uporać się ze wszystkim niż łapanie za kilka zadań jednocześnie. Pozdrawiam! :)

  6. Ciekawy sposób , który wypróbuje, bo niestety z pamiętaniem i robieniem tego co trzeba mam problemy.

    1. MATT pisze:

      Polecam! Powinien pomóc ogarnąć codzienne zadania oraz obowiązki. :)

  7. ~Love life pisze:

    W 100% się zgadzam! Stosuję w praktyce i jest ogromna różnica. Czuję, że mam kontrolę nad swoim życiem :)

  8. ~Agnieszka pisze:

    Zgadzam się w 100%! Planowanie to podstawa. Ja odkąd zaczęłam planować w systemie Bullet Journal widzę znaczącą poprawę swojej organizacji na co dzień, a wszystko zaczyna się właśnie od 1 strony…

    1. MATT pisze:

      Dokładnie, planowanie w życiu codziennym bardzo pomaga uporządkować wszystkie obowiązki i po prostu efektywniej wykorzystywać swój czas. :)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


0 Flares Twitter 0 Facebook 0 Google+ 0 Email -- LinkedIn 0 0 Flares ×